Guilherme AquinoProjetos

Como ter mais produtividade no trabalho com 10 dicas transformadoras

Neste artigo você verá como ter mais produtividade no trabalho com 10 dicas transformadoras que são extremamente práticas que você pode aplicar na sua rotina diária de trabalho a partir de hoje e começar a caminhada da alta performance e de grandes resultados na sua vida profissional. 

Antes de tudo, entenda o que não é produtividade

Antes de buscar entender formas e métodos para atingir altos níveis de performance e produtividade na sua vida, pessoal, profissional (que é o foco deste artigo) você deve, primeiro, entender o que não é produtividade e imediatamente começar a dizer não para diversas coisas que cercam seu desempenho funcionando como verdadeiras armadilhas da produtividade.

Trabalhar de forma exagerada sem objetivo

Trabalhar 20 horas por dia ou qualquer outro número além do aceitável, está longe de ser um conceito de produtividade. A realidade é que pessoas produtivas consegue realizar um maior número de tarefas em uma porção de tempo muito menor que a maioria das pessoas, portanto, se você trabalhar altas horas por dia, pode ser que você esteja realmente precisando ler este artigo até o final. É claro que, em momentos específicos o trabalho prolongado pode estar acompanhado da produtividade, porém nestes momentos cuide sempre para não cair em procrastinação.

Comportamento Multitarefas

Executar várias tarefas ao mesmo tempo também não significa produtividade na sua vida profissional, a grande realidade é que, pessoas que buscam realizar muitas tarefas de forma simultânea estão atarefadas até o pescoço e já não se veem com boas perspectivas, consequentemente realizam um trabalho mediano ou ruim e ao final de um dia de trabalho se encontram totalmente desestimuladas, estressadas e cansadas. Pessoas produtivas no trabalho buscam organização, realizam uma tarefa por vez e da melhor forma, com a melhor qualidade de entrega possível e com prazos surpreendentes.

1. Saiba claramente qual é o seu trabalho

O primeiro passo para obter a produtividade no trabalho é entender claramente qual é a sua função dentro da empresa, entender como você irá colaborar de fato, para que a empresa a cada dia esteja mais perto do seu objetivo, da sua meta de vendas (mesmo que seu setor não seja vendas). É importante este conhecimento para que todas as suas ações sejam pautadas nas expectativas da empresa.

É importante ressaltar que produtividade não se resume em realizar muitas atividades como visto acima, produtividade é realizar as ações corretas com eficácia, portanto, se você não consegue responder de forma clara qual é a sua função dentro da empresa, perante ao time, pare tudo neste momento e busque seu líder e peça este direcionamento no seu trabalho e prepare-se para atingir ótimos resultados em sua produtividade. 

2. Utilize checklist apenas com prioridades 

O Trabalho com auxílio de checklists pode ser muito produtivo se bem utilizado. Você preencher uma checklist com quantidade de tarefas suficientes para um dia, ou seja, deve ser realista e não super estimar sua capacidade de execução.

O ponto chave de uma boa checklist é organizar ela em ordem de prioridades, ou seja, para cada item que você deve executar em um dia, você deverá atribuir um número de uma determinada escala, por exemplo de 1 a 5 onde os itens marcados com prioridade 1 devem ser realizados primeiros, os itens marcados com prioridade 2 em seguida e assim por diante. 

A escala de prioridades deve fazer bastante sentido de modo que as atividades de prioridade 1 sejam realmente as mais importantes e as que irão gerar maior resultado para a empresa assim você vai ter mais produtividade no trabalho e notará uma sensação de capacidade de resolver suas tarefas  como nunca antes sentiu.

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3. Defina ao final do expediente, o trabalho do dia seguinte

Esta dica possui um poder inimaginável. A princípio se parece bastante ingênua, porém, quando você desenvolve sua checklists de trabalho (com  prioridades) você está exercitando sua habilidade de planejamento e ao organizar seu trabalho automaticamente está refletindo formas de obter melhores resultados, em alguns casos irá prever possíveis riscos e estimar medidas preventivas e principalmente você se compromete em realizar um dia produtivo muito antes dele começar. 

A produtividade está diretamente ligada ao nosso comportamento, aos nossos pensamos e modo de agir, portanto quando exercitamos habilidades de planejamento estamos aprimorando nossa produtividade no trabalho, quando fortalecemos nosso mindset também estamos mesmo que indiretamente elevando nosso grau de produtividade no trabalho.

4. Delegue o que for possível e jamais delargue

Qual o percentual de tarefas do seu dia que poderiam ser realizadas por outras pessoas da empresa? Faça uma reflexão verdadeira sobre este aspecto. Para atingir uma a alta produtividade no trabalho você precisará aprender a delegar funções de forma eficaz. Comece elegendo em sua checklist de atividades diárias nomes das pessoas que podem realizar algumas tarefas e treine delegar funções.

Delegar uma tarefa é instruir de forma adequada uma pessoa a executar determinada tarefa, de modo que, ela esteja totalmente apta a executar o trabalho. Ainda neste processo seu trabalho continua, você deve se certificar que a pessoa responsável pela tarefa esta realmente cumprindo com o escopo da forma que deve ser realizado, monitorando o resultado e garantindo a sua execução e quando necessário realizando novas instruções para quem recebeu esta atribuição. portanto lembre-se apenas enviar um email para um colega dizendo pare realizar algo e sequer acompanhar o progresso é algo totalmente diferente de delegar, isto é delarguar. 

5. Utilize a técnica de pomodoro

Um método criado nos anos de 1980 extremamente eficaz para você se obter mais produtividade no trabalho. A técnica de pomodoro se resumo em dividir do tempo em pequenas frações intercalando tempo de trabalho e pequenas pausas para descanso da mente. A técnica é muito útil principalmente para profissionais que trabalham em escritório ou com atividades criativas e também atividades que envolvem muito o intelecto do profissional.

Para utilizar a técnica de pomodoro você precisa apenas de um cronômetro e de sua checklist de trabalho priorizada. Inicie um cronômetro de 25 minutos, execute as tarefas possíveis e ao término do período faça uma pausa de 2 minutos, levante da sua mesa, faça um café rápido, "estique" o corpo e inicie um novo ciclo. Ao repetir esta jornada por 4 vezes faça uma pausa maior, em torno de 10 minutos. Você notará uma maior facilidade de concentração e o aumento da sua.

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6. Produza relatórios diários de trabalho

Quando desenvolvemos relatórios estamos desenvolvendo habilidades de auto análise, de planejamento (principalmente no ciclo de aprendizado, revisando o trabalho) organização e comunicação, fatores que são extremamentes relevantes para o profissional de alta performance. Crie relatórios diário de trabalho e envie para seu líder com o maior número de detalhes.

Foque não apenas em aspectos técnicos no relatório, demonstre além das atividades desempenhadas quais foram suas dificuldades, suas facilidades, seu aprendizado naquele dia e qual o real progresso você gerou para empresa durante este período de trabalho, seja inteligentemente produtivo.

7. Tenha uma comunicação assertiva com o time

Sua equipe utiliza quais ferramentas de comunicação? É muito importante para a produtividade no trabalho a adoção de boas ferramentas de comunicação relacionadas aos processos internos, administrativos, operacionais, financeiro, etc. ou seja, cada setor da empresa precisa ter a sua disposição as informações que lhe são pertinentes para evitar solicitações desnecessárias aos membros da equipe, deste modo, já acontece um upgrade na produtividade de todos os envolvidos de forma implícita, Neste ponto para otimização da comunicação em processos de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente e vendas, recomendamos que conheça a plataforma clieent.com.

Além disso mesmo com a utilização de ferramentas gerencias que lhe forneçam as devidas informações, a ferramenta de troca de mensagens internas impacta diretamente a sua produtividade no trabalho, por exemplo, se na empresa você utiliza WhatsApp para se relacionar com colegas, possívelmente em algum momento você será vítima de distração. Busque utilizar ferramentas especializadas em comunicação corporativa como o slack. Seu time e sua produtividade agradecerão. 

8. Saiba fazer reuniões e evite as desnecessárias

Reuniões devem ser objetivas e consumir o menor tempo possível. Ninguém gosta de perder horas em uma sala com pessoas debatendo futebol durante o trabalho. Reuniões longas ou aquelas que envolvem muitas pessoas tendem a ser improdutivas e sobre tudo custam caro para a empresa. Para estimar o custo de uma reunião para a empresa basta calcular o valor por hora de cada profissional envolvido e multiplicar pela duração da reunião, números assustadores podem surgir, cuidado!

Para participar de reuniões eficazes e ter mais produtividade no trabalho atente-se sempre em primeiro momento na programação da reunião ou seja, a hora que inicia e a hora que termina, o local da reunião e mesmo que seja online certifique-se de neste caso conhecer a ferramenta utilizada para a conferência.

Em seguida consulte a pauta da reunião e seu principal objetivo. Se a pessoa que convocou a reunião não informou tais itens, não sinta medo de solicitar na resposta por e-mail ou por WhatsApp por exemplo. Utilize da sua persuasão e solicite que seja compartilhado de antemão a pauta completa da reunião e seu objetivo principal. Em posse destas informações todos os presentes poderão se preparar previamente para a reunião, tornando-a muito mais produtiva.

9. Defina prazos concisos e cumpra-os faça chuva ou sol

Todo profissional produtivo que possui alta performance cumpre necessariamente a grande maioria dos prazos. É claro que imprevistos acontecem e em dadas situações acontece uma falha, porém é fato que atrasos rotineiros em reuniões, atendimentos, ligações e até mesmo o atraso no envio de um e-mail por exemplo impacta diretamente na produtividade de um profissional. 

Na sua busca pela alta produtividade adote hábitos de planejamento que lhe façam estar antecipadamente em qualquer compromisso. A reunião está marcada as 14h? Cheque as 13:45. Disse ao cliente que sua proposta será encaminhada dentro de 3 dias? Envie com 2 dias. Esteja sempre um passo à frente. Dessa forma quando um imprevisto ocorrer você além de possuir tempo para quem sabe ainda não cumprir o objetivo atrasado mas sobre tudo, você possuiu credibilidade e não possui rótulos de pessoas atrasadas.

Pessoas que cumprem prazos se fazem produtivas pelo fato possuírem habilidade de gerenciamento do tempo, disciplina e comprometimento. Busque sempre desenvolver e aprimorar estes comportamentos e habilidades, dessa forma estará no caminho da alta produtividade no trabalho.

10. Tenhas momentos de alto foco sem notificações 

A produtividade no trabalho pode ser muito prejudicada pela quantidade de notificações geradas em computadores, celulares e qualquer outro dispositivo nos dias atuais. Busque por momentos de alto foco com o menor ruído possível, Em seu computador, busque por desativar todas as notificações, de novos e-mails, notificações de agenda e de qualquer outro software que você utilize. Faça a mesma coisa em seu smartphone acionando o modo "não perturbe" para que todas as notificações sejam bloqueadas.

Esta atividade irá gerar um resultado instantâneo na sua rotina de trabalho e a melhora na sua produtividade será nítida. Caso você não consiga ou não possa se manter em "modo avião" durante todo o seu expediente, por exemplo quando você necessita de estar próximo do telefone celular ou monitorando e-mails, busque então formas de eliminar notificações de aplicativos que não estão relacionados com seu trabalho, uma vez feito isto você estará cada vez mais perto da alta performance. Lembre-se foco é dizer não para tudo o que não te leva ao seu objetivo.

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